【例文付き】インターンがかぶった場合に日程変更をメールで依頼する方法!

この記事ではインターンの日程変更に関するメールの例文や変更依頼をする時のポイントを詳しく解説します。

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インターンの参加日や選考の面接日に、どうしても都合が悪くなってしまうことはあります。

そんな時「メールで日程変更をお願いしていいのかな?」「日程変更をしたらやる気がないと思われてしなうかな?」と不安になってしまいますよね。

そこで今回はマイナス評価にならないインターンの日程変更のメールについて解説します。

予定が会わなくなった時の日程変更依頼メールは、本選考でも送る機会が出てくるはずです。

この記事を参考にして相手に失礼にならない上手な日程変更メールをマスターしておきましょう。

インターンの日程変更に関するメール例文

インターンの日程変更をするときに、どのような文章を打てばいいか迷ってしまう人は多いです。

日程変更のお願いをすること自体、「大丈夫かな」と不安になってしまいますから、メール一つ送るのにもかなり慎重になってしまいますよね。

そこでシチュエーション別のメール例文を紹介します。

一見、日程変更のお願いをすることがマイナスに思えるかもしれませんが、マナーを意識したメールで好印象を与えましょう。

【インターンの日程変更に関するメール例文】

  1. 日程変更を依頼するメール例文
  2. 日程変更に対する企業の返信にお礼を伝えるメール例文
  3. 企業から日程変更を依頼された場合の返信メール例文

例文① 日程変更を依頼するメール例文

まずは日程変更を依頼するメールの例文から紹介します。

【例文】

件名:インターンシップの日程変更のお願い(大学名 自分の名前)

本文:

株式会社◯◯

人事部 ◯◯様

大変お世話になっております。

□月□日のインターンシップに参加予定の◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。

先日はインターンシップの詳細に関するご案内をいただき、ありがとうございました。

大変申し訳ありませんが、□月□日のインターンシップが学期末試験と重なってしまったため、どうしても参加することができなくなってしまいました。

私都合で勝手なお願いとなり大変恐縮なのですが、下記の日程にまだ空きがありましたら、日程変更していただくことは可能でしょうか。

  • △月△日(月)
  • ■月■日(木)

お忙しいところお手数をおかけしてしまい、大変申し訳ありません。

何卒よろしくお願いいたします。

==========================

◯◯◯◯(ふりがな)

◯◯大学◯◯学部◯◯学科

TEL:080-◯◯◯◯-◯◯◯◯

MAIL:xxxx@xxxx.com

==========================

日程変更メールに限らず、企業に送るメールには必ず件名入力しましょう。

また採用担当者がすぐに誰からのメールか分かるように、件名には大学名と自分の名前をフルネームで入れることを忘れずに。

プライベートの用事など、変更を希望する理由が明記しづらい場合は「諸般の理由」などとしても構いませんが、明確な理由を添えた方が理解を得やすいです。

例文② 日程変更に対する企業の返信にお礼を伝えるメール例文

日程変更のお願いをした後、企業から返信があったら必ずお礼を伝えましょう。

お礼のメールを入れるか入れないかで、あなたに対する印象が変わってきます。

【例文】

件名:インターンシップ日程変更のお礼(大学名 自分の名前)

本文:

株式会社◯◯

人事部 ◯◯様

大変お世話になっております。

◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。

インターンシップの日程変更のご了承をいただき、ありがとうございました。

​​△月△日(月)のインターンシップに参加させていただきます。

お忙しいところ、お手間を取らせてしまい申し訳ありませんでした。

当日は何卒よろしくお願いいたします。

==========================

◯◯◯◯(ふりがな)

◯◯大学◯◯学部◯◯学科

TEL:080-◯◯◯◯-◯◯◯◯

MAIL:xxxx@xxxx.com

==========================

日程変更が可能だった場合は、上記のようなメールを送りましょう。

メールでやりとりをしている場合でも、電話で日程変更のやりとりをした場合でも、お礼メールを送っておくと好印象です。

電話の場合は、日程を入れたメールを送っておくことで、先方とのミスコミュニケーションを避けられます。

もし日程変更ができないとの回答があった場合は、以下のようなメールを送りましょう。

【例文】

件名:インターンシップに関するご連絡のお礼(大学名 自分の名前)

本文:

株式会社◯◯

人事部 ◯◯様

大変お世話になっております。

◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。

インターンシップの日程変更に関して、ご返信いただきありがとうございました。

日程変更が難しいとのこと、承知いたしました。

せっかく貴重な機会を設けていただきましたのに、申し訳ありません。

また、本来なら電話でお伝えすべきところ、メールでのご連絡となってしまったこと、重ねてお詫び申し上げます。

今後説明会などを通して、貴社について学んでいきたいと考えております。

今後とも何卒よろしくお願いいたします。

==========================

◯◯◯◯(ふりがな)

◯◯大学◯◯学部◯◯学科

TEL:080-◯◯◯◯-◯◯◯◯

MAIL:xxxx@xxxx.com

==========================

インターンの形式によっては日程変更が難しいケースもあります。

万が一、日程変更ができないと連絡があった場合でも、必ずお礼のメールを送りましょう。

「説明会などで貴社について学びたい」とアピールすることで、マイナスの印象を避けられますし、別の機会があれば応募しやすいです。

メールの際は「御社」ではなく「貴社」になりますので、間違えないようにしてくださいね!

例文③ 企業から日程変更を依頼された場合の返信メール例文

企業からインターンの日程変更を依頼されることも珍しくありません。

メールを受け取ったらそのままにせず、必ず返信してメールを受け取ったことを伝えましょう。

【例文】

件名:インターンシップの日程変更に関して(大学名 自分の名前)

本文:

株式会社◯◯

人事部 ◯◯様

大変お世話になっております。

◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。

先ほどは、インターンシップの日程変更に関するご連絡ありがとうございました。

下記のいずれかの日程で、参加させていただきたく存じます。

  • △月△日(月)
  • ■月■日(木)

お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

==========================

◯◯◯◯(ふりがな)

◯◯大学◯◯学部◯◯学科

TEL:080-◯◯◯◯-◯◯◯◯

MAIL:xxxx@xxxx.com

==========================

企業から日程変更を依頼された日の調整が難しい場合は、以下のように返信しましょう。

日程変更の候補日に参加するのが難しい場合は、ダメもとで他の日程を提案してみましょう。

調整してもらえるとは限りませんが、「どうしても貴社のインターンに参加したい」という気持ちをアピールできます。

なるべくシンプルに伝えたい内容をはっきりと伝えるのが大切なんですね!件名を入れ忘れないように注意します。

インターンの日程変更はメールと電話どちらですべき?

インターンの日程変更をお願いする時、「メールより電話の方がいいのかな?」と思う人もいるでしょう。

インターンの開催日や選考の面接日まで余裕があるのであれば、メールでの連絡で構いません。

日程変更依頼の必要があるとわかった時点で、なるべく早く連絡します。

もし日程変更をお願いするのが前日や当日になってしまった場合は、メールではなく必ず電話で連絡しましょう。

インターン前日や当日は採用担当者はかなり忙しくしていますから、メールを見落としてしまう可能性があります。

また、せっかく準備をしているのに直前で日程変更をお願いするわけですから、直接電話で誠意を伝えた方がベターです。

電話で伝えた後にメールも送っておくと、より丁寧な印象になります。

万が一電話が繋がらなかった場合は、その旨を書き添えてメールを送りましょう。

その上で時間を空けて再度電話をして、確実に伝えられるようにしてください。

インターンの日程変更をメールで行う場合のポイント

インターンの日程変更をメールで行うこと自体は失礼なことではありません。

企業も就活生が忙しいことは理解していますし、採用担当者にとって日程変更は日常茶飯事です。

しかしポイントを押さえておかなければ、マイナスな印象を与えてしまいます。

メールを送る時は、これから紹介するポイントを必ず押さえておきましょう。

【インターンの日程変更をメールで行う場合のポイント】

  1. 可能な限り早めに伝える
  2. 変更を希望する理由は必ず伝える
  3. 日程変更をしてでも参加したいという熱意を伝える
  4. 参加可能な代替日程を必ず伝える

ポイント① 可能な限り早めに伝える

インターンの日程変更に限らず、変更を伴うお願いをする際は、可能な限り早く送るのがマナーです。

日程変更のお願いをすることを不安に思って、なかなか送れずにいる人もいるかもしれませんね。

日程変更をお願いすることは仕方のないことですが、相手に迷惑をかけてしまうことに変わりはありませんから、なるべく早く伝えましょう。

早めに連絡すれば、企業側は他の学生をインターンに参加させるなど、別の対応が取れます。

また早めに連絡すれば、他の日程が空いている可能性が高くなりますから、わかった時点ですぐに連絡するようにしてください。

ポイント② 変更を希望する理由は必ず伝える

メールの内容には、必ず日程変更を希望する理由を添えましょう。

理由をきちんと伝えれば理解してもらえますし、マイナスな印象になりません。

試験・授業と重なった、体調を崩してしまったなど、明確に理由を伝えましょう。

ダラダラ理由を書くと言い訳っぽく聞こえていい印象になりませんので、端的に伝えることを意識してみてください。

注意したいのは他社のインターンと重なった時です。

ダブルブッキングしてしまった場合、嘘はよくありませんが、事実を伝えると悪印象になってしまいます。

言い方が見つからないときは「諸般の事情」「諸事情により」としても構いません。

ポイント③ 日程変更をしてでも参加したいという熱意を伝える

日程変更をお願いしたからと言って、必ずしも応じてもらえるわけではありません。

しかし、日程変更をしてでもインターンに参加したいという熱意は伝えられます。

都合が合わなくなったからといってすぐに辞退するのではなく、まずは別の日程で参加したいと伝えましょう。

ポイント④ 参加可能な代替日程を必ず伝える

日程変更をお願いするタイミングで代替日程を伝えないと、採用担当者とメールのやりとりをする回数が増えてしまいます。

忙しい採用担当者に余計な手間をかけさせないためにも、参加可能な代替日程は必ず伝えてください。

代替日程を伝える時は、できる限りの候補日を挙げましょう。

開催日程が複数用意されているインターンであれば、その日程を調べて代替日程として候補を伝えるとスムーズです。

日程変更のメールのポイントは、他の内容のメールを企業に送る時にも活かせそうですね。メールのビジネスマナーもしっかり身につけておきます!

» 【就活】超人気ホワイト企業からの内定を獲得した僕が取った3つの行動!

インターンに関するノウハウは専門サイトがおすすめ

インターンに関するノウハウが知りたいなら、専門サイトを使っての情報収集がおすすめです。

僕がインターンを探す時や参加する時に必要な情報を集めていたサイトをまとめました。

ぜひ活用してみてくださいね!

インターン専門の求人サイトは近年増えてきています。

その中でも、掲載求人数が多くて、求人が見やすいサイトが大きく3つあるので共有しておきますね。

インターンシップガイド

インターンシップガイド」は、日本最大の掲載数を誇るインターン専門の求人サイトです。

全国47都道府県の求人を扱っているので、どの就活生にとっても利用価値が高いのが良いんですよね。

また求人も事業内容や仕事内容がシンプルに書かれていて読みやすい。

掲載企業数と利便性の両方を満たすサイトなので、個人的に1番おすすめのサイトです。

Infraインターン

Infraインターン」は、主に関東と関西の長期インターンに特化したインターン専門の求人サイトです。

東京の求人が約500と多いので、関東在住者に特におすすめすることができます。

またサイトも求人内容がシンプルで読みやすいのが良いですね。

ゼロワンインターン

ゼロワンインターン」も掲載求人数が非常に多いインターン専門の求人サイトです。

4月の時点で約2500の求人が公開されているので、会員登録をする前に、1度自分がインターンしたいエリアで絞って検索してみることをおすすめします。

僕が今大学生なら、ここで紹介した3つのインターン専門求人サイトを使いますね!

インターン専門の求人サイトは色々あるんですね!充実したインターンになるように、しっかり情報を集めておきます。

インターンのメールに関してよくある質問

インターンの参加やお礼など、「どうやってメールを送ればいいんだろう?」と思っている人は多いです。

インターンのメールに関してよくある質問をまとめましたので、日程変更以外のメールを送るときは参考にしてください。

質問① インターンの参加メールの例文が知りたいです

インターンの参加メールが、その企業に初めて連絡をする機会となることがほとんどです。

企業にマイナスな印象を持たれないためにも、マナーは確実に押さえておきたいですよね。

こちらのページでパターン別のインターンの参加メールの例文やポイントをまとめていますので、参考にしてみてください。

【インターンシップの参加メール例文5選】申込から参加後までパターン別に解説!

質問② 1dayインターンのお礼メールの例文が知りたいです

1dayインターンは短期や長期のインターンと比べてインターンの時間が短いので、どのような内容を書いていいか悩んでしまいますよね。

僕も書く内容がなかなか見つからなくて、最初の頃は頭を悩ませていました。

こちらのページでは、1dayインターンのお礼メールのポイントや送るメリットをまとめています。

【1dayインターンのお礼メール例文】印象を残して本選考に繋げる書き方!

質問③ インターンを休む場合のメール例文が知りたいです

短期や長期のインターンの場合、学校やプライベートの用事で休まなければいけない日も出てくるかもしれません。

基本的には急な休みは電話で伝えることになりますが、担当者と連絡が取れない場合は一旦メールを送りましょう。

休みというネガティブな印象を与えてしまう状況でうまく対応できれば、印象がアップする可能性もあります。

こちらのページでは状況別のメールや電話の内容のテンプレや注意点などをまとめています。

一番連絡しづらい寝坊した時の伝え方も紹介しているので、参考にしてみてください。

【インターンを休む時の連絡テンプレ】メールと電話それぞれ解説します!

インターンの参加から終了後までメールを送る機会は多いので、例文があると参考になりますね!テンプレとしてまとめておくと便利かもしれません。

本記事の要点まとめ

最後まで読んでいただき、本当にありがとうございました。

一度決まったインターンの日程の変更をお願いするのは、気が引けてしまうという人もいるでしょう。

しかし誠意を持って日程変更をお願いすれば、マイナスな印象にはなりません。

今回紹介したポイントを押さえた上で、例文をアレンジしてみてメールの内容を考えてみてください!

▼本記事のまとめ

  • 日程変更メールは必ず件名に自分の名前を入れる。
  • 基本的には日程変更のお願いはメールで構わないが、前日や当日の場合は必ず電話をしよう。
  • 日程変更のお願いはできる限り早く送ろう。
  • 理由をきちんと伝えると、採用担当者に理解してもらいやすい。
  • 辞退ではなく日程変更を希望すると、インターンへの熱意をアピールできる。
  • 誠意を持って連絡すれば、日程変更依頼でマイナスな印象を持たれることはない。

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