【インターンシップの参加メール例文5選】申込から参加後までパターン別に解説!

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企業の社員と初めて顔を合わせるインターンシップ

他の就活生と少しでも差をつけるには、インターンシップの参加メールの時点で好印象を与えるのも戦略のうちです!

しかし、いざメールを作るときに「書き方がわからない」「マナーに反していないか不安」と、悩んでしまう人は少なくありません。

また、インターンの予定が合わず日程の変更や辞退を申し出るときは、伝え方で印象が変わるため気をつけたいところです。

そこで今回は、インターンシップ参加までに作成するメール例文をシチュエーション別に紹介しますね。

基本的な例文から日程変更・辞退の時に送る例文、参加後のお礼メールまで詳しくわかりますよ!

その他、参加メールを書くときのポイントと、インターンシップに参加する場合のメールマナーも併せて解説します。

インターンに関するメール作成に悩んでいる人は、ぜひ参考にしてみてくださいね!

インターンシップ参加までに作成するメール例文

インターンシップの参加までに企業とメールのやり取りをする場面は、大きく分けて「参加申し込み」「日程調整・決定」「インターン後」の3回です。

「インターンは当日が重要だから、メールは内容が伝わればいいか!」と軽く見てはいけません。

早い段階で基本を押さえておかないと、「学生気分が抜けていないな」と思われてマイナスイメージにつながります。

日程調整や参加辞退の申し出を行う場合も含めて、メールの書き方を抑えておきましょう。

【インターンシップ参加までに作成するメール例文】

  1. インターンシップの参加申し込みを希望するメール
  2. インターンシップ参加前の日程調整に関するメール
  3. インターンシップへの参加決定に対するお礼メール
  4. インターンシップを辞退する場合のメール
  5. インターン参加後のお礼メール

例文① インターンシップの参加申し込みを希望するメール

件名:インターンシップへの参加希望(××大学 フルネーム)

株式会社〇〇
インターンシップ採用ご担当者様

はじめまして。××大学××学部の××と申します。

この度、貴社のホームページにて新卒インターンシップの募集要項を拝見し、ぜひ参加したくご連絡いたしました。

需要が高まるシェアオフィス業界で、どのビジネスシーンにも対応できる独自のサービスを提供する貴社に感銘を受けました。

私は高校の修学旅行で海外へ訪問したのを機に異文化に興味を持ち、現在グローバル学部でドイツ語を専攻しています。将来は国内外で活躍できる人材になれるよう勉強に励んでいます。

貴社は業界で唯一海外にも拠点を持つ企業であり、海外のビジネスマンも多く訪れると知りました。インターンシップでは、メンバーシップとのコミュニケーション術を積極的に学びたいと考えております。

つきましては、ぜひインターンシップ採用をご検討いただけますと幸いです。
よろしくお願い申し上げます。

────────────────────────
×× ××(ふりがな)
××大学 ××学部 ××学科 ×年
電話番号:080-0000-0000
メール:xxxx@xxxx.com
────────────────────────

ポイント

インターンシップの参加申込みを希望するメールでは、参加に必要な情報を聞くだけでなく意欲をアピールしましょう。

伝えるべき内容は下記の2点です。

  • インターンへの参加動機・理由
  • インターンで学びたいこと

多くの企業はインターンシップから本選考まで人事部が担当しています。

そのため、最初のアプローチで熱意を伝えると注目されやすくなりますよ。

例文② インターンシップ参加前の日程調整に関するメール

件名:インターンシップ日程変更のお願い(××大学 フルネーム)

株式会社〇〇
インターンシップ採用ご担当 人事部 〇〇様

お世話になります。××大学××学部の××です。

インターンシップの日程をご連絡いただきましてありがとうございます。

こちらの都合で大変恐縮ですが、ご提示のあった日程の都合がつかないためご調整いただくことは可能でしょうか。

なお、以下のご都合はいかがでしょうか。
たびたび恐れ入りますが、ご調整いただければ幸いです。
――――――――――――――
7月5日(水)13:00以降
7月6日(木)~15:00
7月7日(金)終日
――――――――――――――

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い致します。

────────────────────────
×× ××(ふりがな)
××大学 ××学部 ××学科 ×年
電話番号:080-0000-0000
メール:xxxx@xxxx.com
────────────────────────

ポイント

調整にかかる手間への気遣いと、自分の意思を伝える姿勢が大事です。

「調整してください」と企業任せにするとやり取りが増えてしまうので、確実に参加できる日時を伝えましょう。

予定の調整に時間がかかる場合は、放置しないで下記のようにお伺いを立てましょう。

【調整に時間がかかる場合の例文】

現在、他の予定を別日に調整しております。
誠に恐縮ですが、返答までお時間をいただくことは可能でしょうか。
6月13日(月)15:00までにはご回答いたします。

例文③ インターンシップへの参加決定に対するお礼メール

件名:インターンシップ日程の件(××大学 フルネーム)

株式会社〇〇
インターンシップ採用ご担当 人事部 〇〇様

お世話になります。××大学××学部の××です。

この度は、インターンシップの機会を設けていただきありがとうございます。

ご案内いただいた下記の日時にお伺いいたします。
――――――――――――――
7月4日(月)14:00~
東京都新宿区〇〇 1‐1 〇〇ビル2F 会議室A
――――――――――――――

インターン参加に向けてより企業理解を深められるよう準備して参ります。

当日は何卒よろしくお願いいたします。

────────────────────────
×× ××(ふりがな)
××大学 ××学部 ××学科 ×年
電話番号:080-0000-0000
メール:xxxx@xxxx.com
────────────────────────

ポイント

しっかり確認したという意味を込めて、決定した日時と場所を記しましょう。

企業は就活生の熱意をチェックしているため、インターンへの目的意識や意気込みのアピールも忘れずに!

また、当日の服装や持ち物などの疑問をこの時点で聞いておくと、直前になって焦らずに済みますよ。

例文④ インターンシップを辞退する場合のメール

件名:インターンシップ参加辞退のご連絡(××大学 フルネーム)

株式会社〇〇
インターンシップ採用ご担当 人事部 〇〇様

お世話になります。××大学××学部の××です。

インターンシップのご案内をいただきましてありがとうございます。

7月6日(水)のインターンシップに参加予定でしたが、参加申込み直後に講義スケジュールに変更が出てしまいました。

そのため、大変恐縮ながら貴社のインターンシップを辞退させていただきます。
貴重な機会を設けていただいたのにも関わらず、このような結論となり申し訳ございません。

誠に勝手な申し出となり恐れ入りますが、学業を優先させていただきたくご容赦のほどよろしくお願い申し上げます。

────────────────────────
×× ××(ふりがな)
××大学 ××学部 ××学科 ×年
電話番号:080-0000-0000
メール:xxxx@xxxx.com
────────────────────────

ポイント

都合が合わない場合は、早めに辞退を申し出ましょう。

参加状況が変わると、予定していたプログラムに支障をきたす場合があります。

また、ゼミ合宿や大学講座などが重なった場合は、辞退の理由を記載すると誠意が伝わりやすいです。

ただし、他社の選考を優先する場合は、正直に書かずに「一身上の都合」と記載しましょう。

例文⑤ インターン参加後のお礼メール

件名:【お礼】〇月〇日インターン (××大学 フルネーム)

株式会社〇〇
インターンシップ採用ご担当 人事部 〇〇様

お世話になります。××大学××学部の××です。

本日のインターンシップのお礼を伝えるために連絡いたしました。

この度はご多忙のところ、貴重な機会を設けていただきありがとうございます。

3週間の長期インターンを通じてお客様との信頼関係の重要性を学ぶとともに、レンタルオフィス業界がさらに発展する確信を持ちました。

お客様対応のほか、契約更新の営業や海外拠点への業務依頼など、想像以上にマルチタスクでついていけるか不安でした。
しかし、〇〇様から新人時代の話を聞いて、最終日まで前向きに取り組むことができました。

丁寧なフィードバックも頂けたため、得た気づきをこれからの就活に活かして参ります。

ご多用の中、貴重なお時間を賜りありがとうございました。

貴社の選考にもぜひ応募致しますので、何卒よろしくお願い致します。

────────────────────────
×× ××(ふりがな)
××大学 ××学部 ××学科 ×年
電話番号:080-0000-0000
メール:xxxx@xxxx.com
────────────────────────

例文は長期インターンシップのケースですが、実施期間に関係なく感謝と熱意を伝えましょう。

下記にお礼メールのポイントをまとめているので、ぜひご覧ください。

【1dayインターンのお礼メール例文】印象を残して本選考に繋げる書き方!

日程調整のお願いや辞退を申し出るときも、具体的に書いた方が誠意が伝わるね。

そうだね。それと申込みから参加後まで、感謝の気持ちも忘れてはいけないね。

インターンシップの参加メールを書くときのポイント

メールを書くときのポイントは、参加意欲と要件を簡潔にまとめることです。

長文は読みづらい上に要件が伝わりません。

反対に要件だけを伺う一方的な内容は雑な印象を与えてしまいます。

適切な文字量を意識して、伝えるべき内容を整理して作りましょう。

【インターンシップの参加メールを書くときのポイント】

  1. 件名はメール内容が一目でわかるようにする
  2. 参加を希望する理由や動機を具体的に書く
  3. インターンを通じて何を学びたいのかを伝える

ポイント① 件名はメール内容が一目でわかるようにする

件名は「要件」「大学名・学部」「名前」の3つに絞ると、一目で内容を理解できます。

不要な情報を省いて要件を先に書くのもポイントです。

【件名例】
インターン参加希望 ××大学 フルネーム

【NGな件名】
お世話になります!××大学 ××学部 フルネーム インターンについてのご連絡

また、可能であれば文字数を20文字程度に抑えましょう。

理由はパソコンでは件名が30文字まで表示されますが、スマホの場合15〜20文字しか表示されないからです。

ただ、無理に省略すると伝わりづらくなるので注意が必要です。

不要な情報を省いて冗長な表現を削るだけでも、かなり見やすくなります。

ポイント② 参加を希望する理由や動機を具体的に書く

インターン参加の意思を強調するために、志望理由や動機を具体的に書きましょう。

下記の2点を交えて書くのがポイントです。

  • 業界に興味を持ったきっかけ・エピソード
  • 企業の魅力や強み

とくに企業の魅力に触れるのは大事です。

社風や企業の取り組み、独自のサービスなどは抑えておきましょう。

参加意欲が伝わって採用担当者の目に留まりやすくなりますよ。

ポイント③ インターンを通じて何を学びたいのかを伝える

目的意識がないと、インターンへ参加してもらう意味がないと捉えられてしまいます。

参加理由と紐づけて、具体的に何を学びたいのか伝えましょう。

【例】

  • 〇〇のスキルを身につけたい
  • イメージとのズレを回避するために〇〇を知りたい
  • 〇〇の業務を通じて自分の知見を広げたい

「自己成長につなげたい」「視野を広げたい」という抽象的な内容だと、「他社でも学べるのでは?」と感じさせてしまいます。

その企業でしか得られない学びを意識しましょう。

他の企業にも当てはまる志望理由では、熱意が伝わりにくいね。

うん。企業ならではの強みを具体的に書く必要があるね。

インターンシップに参加する場合のメールマナー

メールマナーに共通するポイントは、丁寧な対応と気遣いです。

ビジネスの基本が欠けていると、文章が完璧であってもネガティブな印象を与えてしまいます。

インターン参加の意思を正しく伝えるために、メールマナーもしっかり理解しておきましょう。

【インターンシップに参加する場合のメールマナー】

  1. メールを送る時間帯に配慮する
  2. 誤字脱字や送信先に誤りがないか複数回チェックする
  3. 相手がCCを付けた人物はCCに加えて返信する
  4. 届いたメールにはなるべく早く返信する
  5. できるだけ就活用のメールアドレスを使う

マナー① メールを送る時間帯に配慮する

メールを送る時間帯は、就業時間内が常識です。

就業時間外はもちろん休日も避けましょう。

とくに深夜から早朝にかけて送るのは配慮に欠けています。

送信時間を誤っただけでインターンの評価に大きく影響するわけではないですが、良い印象にはつながりません。

営業時間を過ぎた場合は、翌日(翌営業日)の午前中までに送りましょう。

マナー② 誤字脱字や送信先に誤りがないか複数回チェックする

誤字脱字が多いと読みづらいだけでなく、志望意思が低いと捉えられてしまいます。

送信前に複数回チェックしましょう。

【チェックするべき5つの項目】

  • 会社名・名前に間違いはないか
  • 送信先に誤りがないか
  • 誤字脱字はないか
  • 正しい日本語を使っているか
  • 文のまとまりを意識して改行・空行を入れているか

とくに会社名・名前の間違いは失礼にあたるので必ずチェックしましょう。

重要な箇所は手打ちではなくコピペをするとミスが防げます。

自信がない場合は、文書校正ツールを使う方法もおすすめです。

文章校正Webサービス「Enno」

マナー③ 相手がCCを付けた人物はCCに加えて返信する

他の社員と情報を共有する意図があってCCをつけています。

相手がCCをつけている場合は、残したまま返信するのがビジネスのメールマナーです。

確認不足や対応の遅れの原因になってしまうので、TOだけに返信しないように気をつけましょう

マナー④ 届いたメールにはなるべく早く返信する

メールの返信は早いに越したことはありません。

アルバイトの都合ですぐに対応できない場合でも、24時間以内には返しましょう。

レスポンスの早さから、就活に真剣に取り組む姿勢やその人の性格が読み取れます。

返信が早い人は、「計画性がある」「几帳面」と好意的に受け止められますよ。

一方で何日も放置すると、志望意思が低いと判断されてしまいます。

マナー⑤ できるだけ就活用のメールアドレスを使う

就活用にメールアドレスを用意すると、企業からのメールを見逃す心配がありません。

また、プライベート感が強いアカウントはビジネスの場では避けるべきです。

就活用のメールアドレスを作るときは、下記の3点を取り入れましょう。

例)haruto.w@×××.ac.jp

  • 大学のメールアドレスまたは、フリーアドレスを使う
  • アカウントは自分の名前をベースにシンプルにする
  • 署名を作る

キャリアアドレスは容量が小さいし、カジュアルな印象が強いから不向きだね。

そうだね。ドメインもビジネス向けのほうが印象が良い!

インターンシップの参加メールに関するよくある質問

インターンシップに関するやり取りをする中で、イレギュラーな事態が起こる場合もあります。

よくある質問でもトラブルの対処法にまつわる内容が多いです。

就活をスムーズに行うために、トラブルの対処法を知っておきましょう!

質問① インターンに関する企業とのやり取りは電話とメールのどっち?

インターンに関するやりとりは基本的にメールです。

電話は通常業務の妨げになってしまうため、緊急時の手段と考えましょう。

緊急時とはインターン当日の欠席連絡や、企業から急ぎの回答を求められたときなどが当てはまります。

参加に関する問い合わせやインターンのお礼などは、企業側に配慮してメールで行いましょう。

質問② インターンに急遽参加できない場合はメールで連絡しても大丈夫?

インターン当日の欠席は緊急性が高いため、参加できない時は電話で連絡します。

また、インターン当日は対応に追われているので、メールが読まれにくいです。

電話をしてもつながらない場合は、メール連絡に切り替えましょう。

メールを送る時は、電話がつながらなかったのでメールで連絡したことを一言添えましょう。

質問③ 間違って違う企業に参加メールを送った場合の対処法は?

電話とメールでお詫びをしましょう。

メールを送る前に一度電話を入れるとより丁寧です。

お詫びのメールを送るときは、削除してほしい旨も一緒に記載しましょう。

【お詫びメール例文】

件名:メール誤送信のお詫び

〇〇株式会社

人事部ご担当者様

先ほどお電話をした〇〇と申します。

下記メールにつきまして、宛先を間違えて貴社へお送りしてしまいました。

不手際によりご迷惑をおかけしてしまったことをお詫び申し上げます。

――――――――

送信時間:2022/05/01/14:20

差出人:×× ××

件名:インターン参加申込み ××大学 ××

――――――――

なお、ご多忙のところ大変恐縮ですが、こちらのメールは削除頂けますと幸いです。

お手数をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。

本記事の要点まとめ

最後まで読んで頂きありがとうございました!

本記事では、インターンシップ参加までに作成するメールの例文を共有しました。

申込みから参加後のお礼メールまで、企業とメールでやり取りする場面は意外にも多いんです。

ただ単純に用件だけを伝えるのではなく、熱意が伝わるポイントを抑えると好意的に受け止められます。

また、メールの文面だけでなく、メールマナーを意識することも良い印象につながります。

今後の就活はもちろん、ビジネスシーンでも役立つのでメールの書き方・マナーをマスターしましょう!

  • インターンシップの参加メールでは、参加意欲と要件を簡潔に伝えることが重要
  • インターンシップの参加メールのポイントは3つ!「件名はメール内容が一目でわかるようにする」「参加希望の理由や動機を具体的に書く」「何を学びたいのか伝える」
  • 気を付けるべきメールマナーは4点!「返信は就業時間内にする」「送信前に誤字脱字を確認する」「CCを消さない」「返信は早めにする」
  • インターンシップに参加する場合の連絡は基本的にメール。インターン当日の欠席連絡といった緊急時は電話をする

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