【インターンを休む時の連絡テンプレ】メールと電話それぞれ解説します!

この記事では、インターンを休む際にするメールと電話の方法を、それぞれテンプレ付きで紹介します!

就活生のみなさん、こんにちは!

累計1500万PVを突破したブログ「就活攻略論」を運営している就活マンです。

(この記事を掲載しているホワイト企業ナビは、僕を含めたホワイト企業ナビ編集部が厳選した優良企業の求人のみを掲載しています!ぜひ求人も見てみてくださいね!» 求人一覧を見る

インターンに受かったのは良いものの、「学校のゼミの発表とかぶってしまった」「体調不良になってしまって行けそうにない」こんな状況になってしまい、どうしてもインターンを休まなければならない時があります。

企業側は、多少の辞退があることを前提にして動いているので、欠席すること自体は問題ありません。

ここで大切なことは、しっかりと休む連絡をすること。

事前に休む連絡をちゃんとすれば、企業からの評価が下がることやトラブルに発展することはありません。

とはいえ、「どうやって連絡すればいいの?」「なんて言えばトラブルなく休むことができるんだろう」と迷う人も多いでしょう。

そこで今回は、インターンを休む際の連絡方法をテンプレ付きで紹介します!

この記事を読めば、トラブルなくインターンを休む方法がわかり、もしもの時でも安心して対処することができるようになりますよ!

インターンシップを休む場合は基本的に電話がベスト

「インターンをどうしても休まないといけなくなってしまった」

就活をしていると、このような状況になることも珍しくありません。

ここで大切なのは、休む連絡をすることです。

連絡を入れる際は、まず「電話で連絡」をするのがマナー。

メールの連絡だけでは、人事担当者が確認していない可能性もありますし、欠席・キャンセルの連絡をメールのみで済ますのは印象がよくありません。

企業側もわざわざ時間とコストをかけてインターンを募集しているので、その労力に対し、メールだけの連絡だと失礼に当たる可能性がある。

なので、まずは電話で欠席の旨を伝え、その後にメールでお詫びをいれるのがベストでしょう。

しかし、対応の仕方によっては、採用担当者にマイナスな印象を与える可能性があります。

もちろん、基本的なことを守ればそこまで不安になる必要はありません。

以下に連絡をする際のテンプレを載せるので、そちらを参考にしながら連絡を入れましょう!

電話で伝える場合の会話テンプレ① 担当者に直接繋がるパターン

まずは、担当者に直接繋がった場合です。

以下のテンプレを参考にしてください。

就活生:お世話になっております。○月○日のインターン参加予定の○○大学の〇〇と申します。人事部の□□様はいらっしゃいますか?

担当者:はい、私が□□です。いかがいたしましたか?

就活生:失礼いたしました。今少々お時間よろしいでしょうか?

担当者:はい、大丈夫ですよ。

就活生:○月○日のインターン参加をお約束しておりましたが、どうしても出席をしなければいけないゼミの授業と日程が重なってしまったため、インターンを欠席させて頂きたくご連絡いたしました。ご迷惑をおかけして申し訳ございません。

担当者:いえいえ、かしこまりました。

就活生:ありがとうございます。もし空きがあれば●月●日のインターンに参加したいと考えているのですが、いかがでしょうか。

担当者:はい、●月●日はまだ空きがあります。では、日程を変更させていただきますね。

就活生:ありがとうございます。

このように、欠席の理由は端的に伝えることが大切です。

相手は仕事の真っ最中ですので、だらだらと前置きを置くのはよくありません。

また、企業のホームページを見てインターンの別日程を把握できたら、「もし空きがあれば○月○日のインターンに参加したい」という旨を伝えましょう。

「本当に興味を持っていて、別日でも参加したいと思っている」という熱意が伝わるので、高評価につながる可能性がありますよ。

電話で伝える場合の会話テンプレ② 担当者が不在パターン

次は、担当者が不在だったパターンについての流れを解説します。

就活生:お世話になっております。○月○日のインターン参加予定の○○大学の〇〇と申します。人事部の□□様はいらっしゃいますか?

企業:すいません、□□ですが、ただ今席を外しております。

就活生:かしこまりました。何時頃お戻りでしょうか?

企業:そうですね、あと1時間後には戻ってくると思いますが。よろしければご用件をお伺いしますよ。

就活生:ありがとうございます。○月○日のインターンに参加する予定だったのですが、家庭の事情により参加が難しくなってしまいました。その旨をお伝えしたくてお電話差し上げました。

企業:そうでしたか。それでは私の方から□□にお伝えさせていただきます。

就活生:ありがとうございます。よろしくお願いします。

担当者が不在の場合、電話口の社員が要件を聞いてくることがあります。

その際はその社員にインターンを休む旨を伝え、後ほど担当者宛にメールを送りましょう。

電話に出た他の社員が伝え忘れる可能性もあるので、メールでの連絡も忘れてはいけません。

インターン先が電話に出ない場合はメールで休む旨を伝える

欠席の連絡をする場合、電話での連絡が基本です。

とはいえ、どうしても電話ができない状況もありますよね。

そんな時はメールで休む旨を伝えましょう。

メールで伝える場合のテンプレ① 体調不良

まずは体調不良で連絡する場合のテンプレです。

【件名】

○月○日インターンシップ欠席のお詫び(自分の名前)

【本文】

○○株式会社

人事部 □□様

お世話になっております。

△月△日に行われるインターンシップに参加予定の○○大学○○学部の○○と申します。

先日はインターンのご案内をいただき、ありがとうございました。

せっかくご連絡をいただきましたところ申し訳ないのですが、熱が下がらず、体調不良により△月△日のインターンを欠席させていただきます。

どうしても参加したかったのですが、体調的に厳しく、このようなご連絡となってしまいました。

ご多忙のところ、ご迷惑をおかけして申し訳ございません。

何卒、よろしくお願いいたします。

メールでインターンを休む旨を伝える際のポイントは、「件名をひと目でわかる内容にする」ことです。

採用担当者は毎日膨大な数のメールをチェックしているので、件名で用件を伝えることがマナー。

本文はインターンの案内をしてもらったことに対するお礼を伝えた上で、欠席の理由を端的に伝えましょう。

なおかつ「申し訳ない」という気持ちが伝わるように、誠心誠意謝罪をすることが大切です。

メールで伝える場合のテンプレ② 寝坊

寝坊は絶対にしてはいけません。

とはいえ、朝が苦手な人は寝坊をしてしまう可能性もあります。

もし寝坊をしてインターンの参加が不可能になってしまった場合、すぐに電話で連絡をしましょう。

しかし寝坊をしているということは、業務時間開始のギリギリか、すでに過ぎている可能性のほうが高く、電話がつながらないかもしれません。

そんな場合であれば、仕方ありませんがメールで連絡しましょう。

以下は寝坊時のテンプレです。

【件名】

本日のインターンシップ欠席のお詫び(自分の名前)

【本文】

○○株式会社

人事部 □□様

お世話になっております。

本日行われるインターンシップに参加予定の○○大学○○学部の○○と申します。

大変申し訳ないのですが、寝坊をしてしまいインターンの参加が難しくなってしまいました。

先程お電話をしたのですがつながらなかったため、このような形での連絡になってしまいました。

ご多忙のところ、ご迷惑をおかけして申し訳ございません。

寝坊での欠席は、どんなに丁寧に謝罪をしても印象が悪くなってしまうことは避けられません。

なので寝坊だけは絶対にしないように心がけ、インターン前日は早く寝るようにしましょうね。

寝坊だけは絶対にしないように気をつけないと。

インターン前日の飲み会は参加しないで早く寝ます!

インターンシップの休みの連絡を入れる際の注意点

続いてはインターンを休む旨を連絡する際に、気をつけるべきことについて解説します。

場合によっては自分の印象を大きく下げてしまう可能性があるので、以下の3つのことだけは絶対に守るようにしましょう。

【インターンシップの休みの連絡を入れる際の注意点】

  1. 無断で休むのは絶対にNG
  2. 業務時間外の電話での連絡は避ける
  3. 言い訳せずに誠実かつ素直に謝罪する

①無断で休むのは絶対にNG

当然ですが、無断欠勤は絶対にしてはいけません。

インターンには時間もコストもかかっています。

つまり無断欠勤というのは、その企業に損失を与えることと一緒です。

また無断で休むことは、あなたのイメージをダウンさせるだけでなく、大学のイメージも下げてしまう可能性があります。

キャリアセンター経由での応募だった場合、大学へ連絡がいくかもしれませんよね。

そうなった場合はキャリアセンターで就職の相談をしにくくなってしまいます。

インターンを無断で休んだからといって、絶対にその企業に就職ができないということはありません。

しかし、「連絡を取れない人材」と見なされてしまうので、不利になることは間違いありません。

断りの連絡を入れるのが億劫になる気持ちはわかりますが、いざ連絡をすればあっさりと終わることがほとんどです。

変に不安がらずに、ちゃんと連絡をして欠席しましょう。

②業務時間外の電話での連絡は避ける

インターン欠席の連絡は、企業の営業時間内にするようにしましょう。

営業時間内であれば、人事担当者が不在だったとしても誰かしらに電話はつながりますし、早急にメールをチェックしてもらえる可能性が高くなります。

とはいえ、電話をかける際は時間帯にも注意が必要です。

たとえ営業時間内であっても、始業時間から1時間以内、お昼休みの時間帯、就業時間近くなど、忙しいと思われる時間帯は避けたほうがいいでしょう。

なるべく業務が落ち着く日中の時間帯を狙って連絡をするようにしましょう。

③言い訳せずに誠実かつ素直に謝罪する

インターンを欠席するということは、相手に迷惑をかける行為です。

そのため、「申し訳ない気持ちを伝えたい」という思いから、長々と言い訳をしたくなってしまうかもしれません。

ですが、言い訳をするのはやめましょう。

休む理由を端的に伝え、誠実かつ素直に謝罪をすれば大丈夫です。

長々と理由を並べても、相手からすれば「だから用件はなに?」ってなってしまいますよね。

なので、変な嘘をついたり、言い訳をしたりするのではなく、素直に謝罪の気持ちを伝えましょう。

ただし、プライベートな理由や、「他社のインターンの日程と被った」「他社の選考を優先する」といった理由は、優先されなかった企業に対して失礼に当たります。

そうした場合は「諸事情により」「一身上の都合で」など、無難な文言を入れておくほうがいいですね!

休む理由は正直に語ればOK|インターンシップを休む理由

すでに上述しましたが、休む際の理由は正直に伝えればOKです。

下手に嘘をつけば矛盾した点を見破られて、今後の選考に影響する可能性もあります。

ここでは学生がインターンを休む際に挙げることが多い理由を紹介します。

【インターンシップを休む理由】

  1. 体調不良
  2. 寝坊
  3. 突然の大学関連行事
  4. 家庭の事情

理由① 体調不良

どんなに気をつけていても、体調を崩してしまうことはあるでしょう。

たとえ我慢して参加をしても、周りに移してしまえば余計に迷惑をかけてしまいます。

特に今の時代、コロナウイルスに感染した疑いもあります。

その場合、無理して出席をすることは絶対に良くありません。

体調が優れない時は無理せずに休みの連絡をしましょう。

しっかりと休んで、別の日に万全の状態で参加することに切り替えるべきですね。

理由② 寝坊

もし寝坊してしまった場合は、素直に謝罪をしましょう。

下手に嘘をついてもバレるだけですからね。

印象が悪くなることは避けられませんが、やってしまったことはしょうがありません。

困るのは自分なので、今後はそういったことがないように気をつけて生活するようにしてくださいね。

理由③ 突然の大学関連行事

大学の授業やゼミに出席するためにインターンを休まなければいけないパターンも多いです。

学生の本文は学業なので、企業も理解を示してくれるでしょう。

ただしこの際は、不参加がわかった時点ですぐに連絡を入れるように気をつけましょう。

前日や当日の連絡ですと、企業や他のインターン生に迷惑がかかってしまいます。

それに、「スケジュール管理ができていなかっただけじゃないのか?」と疑われる可能性があります。

変に疑われてしまってはもったいないので、参加ができないとわかった時点での連絡を心がけましょう。

もしゼミや授業の予定が確定していない場合は、担当者に「この日はゼミの予定が入る可能性があるので、もしかしたら参加することが難しくなってしまうかもしれません。わかり次第、すぐに連絡いたします」といったことを伝えておくのがオススメです!

いずれにせよ、意識すべきことは、「できるだけ早く連絡をする」ということですね!

理由④ 家庭の事情

家庭の事情で休まなければいけない状況もあると思います。

冠婚葬祭などであれば、インターンよりもそちらを優先すべきでしょう。

企業側も理解を示してくれるので、休むことになっても自分を責める必要はありません。

結婚式などは詳細を伝えても問題ないと思いますが、お葬式の場合は「身内に不幸があり、休ませていただければと存じます」といった伝え方がいいですね。

もしどうしてもインターンに参加したい方は、別の日程でインターンに参加できないか聞いてみるのがオススメです。

インターンシップを休むデメリット

もしインターンを休んだとしても、「評価がマイナスになる」「就活本番に悪影響を与える」といった可能性はほとんどないでしょう。

なぜなら、企業側もインターンシップをキャンセル・辞退する人が出てくることを、事前に予想しているからです。

とはいえ、少なからずデメリットがあることも事実。

ここではインターンを休んだ際のデメリットについて触れます。

①インターン先からの評価が下がる可能性がある

「評価がマイナスになる」「就活本番に悪影響を与える」ことはほとんどない、と上述しましたが、場合によっては評価が下がる可能性があります。

たとえば、

  • 連絡をしないで休む
  • 他のインターンと日程がかぶったと正直に伝える
  • まったく反省の色を見せない連絡

このような態度を見せてしまった場合、悪い印象を与えてしまう可能性が高いです。

特に、連絡をしないで休むのは絶対に良くありません。

休む連絡を入れる際は、礼儀正しく誠実な対応をすることを心がけましょう。

②業務の遅れを生む

日程に余裕を持って欠席の連絡をしていれば問題ないですが、無断欠勤や当日連絡をした場合、相手側の業務に遅れを生む可能性があります。

当然ですが、インターンにはある程度の準備が必要ですし、もし別日に変更するってことになればスケジュールを組み直さないといけなくなってしまいます。

つまり、相手の業務に遅れを生むことにつながってしまうわけですね。

だからといって「絶対に休むな」ということではありませんが、体調管理、スケジュール管理等をしっかりとしてできるだけ休まないように心がけましょう。

それでも休まないといけない時は、できるだけ早く連絡をして相手にかかる迷惑を最小限に抑えましょう。

インターンを休んでも選考に影響を与えることはないんだね!

無断欠勤だけはしないように気をつけないと。

インターンシップを休む場合は丁寧に対応することで逆に評価が上がる

基本的にインターンを休むことは好ましくないですが、対応の仕方によっては逆にあなたの評価を上げることにつながります。

ここではなぜ評価が上がるのかについて解説します。

トラブル時の丁寧な対応によって信頼が上がるから

インターンを休まないよう心がけることは大切ですが、避けられないトラブルが発生して、どうしても欠席しなければならない時もあります。

これはしょうがないです。

ですが大事なのは、トラブルが起きたあとにどう行動するかですよね。

この行動次第では、逆にあなたの信頼を上げることも可能です。

たとえば、

  • すぐに連絡する
  • 礼儀正しく誠実に謝罪する
  • 別の日に参加したい旨を伝える

といった行動を取れば、「学生なのにしっかりしているな」といった印象を与えることにつながります。

とくにメールの文面は、常識や性格が垣間見えるポイントです。

なので、今一度ビジネスメールの作成方法を確認し、良い印象を与えるように心がけましょう。

休む理由を真摯に伝えることで信頼度が上がるから

休む理由を真摯に伝えることで、「正直で素晴らしい」といった印象を持ってもらい信頼度があがる可能性もあります。

また、社会人になった後も、自身のミスで関係者に謝罪しなければならないようなケースは数多くあります。

自身の非を認めて誠心誠意謝罪することも、社会人としてのスキルのひとつといえるでしょう。

そのスキルを見せることができれば、ミスをカバーすることも可能です。

ピンチをチャンスに変えて、自分の信頼度を上げるように行動しましょう!

確かに飲食店とかでトラブルが起きても、その後の対応が良かったら逆に印象があがることがあるね。

大事なのは、失敗した後にどんな対応ができるかってことですね!

インターンシップを休むことに関してよくある質問

最後に、インターンを休むことに関してよくある質問にお答えします。

解決していない疑問がある人はぜひ参考にしてくださいね。

質問① インターン先が怖くてどうしても連絡できないのですが

連絡しないといけないってことはわかるんですが、どうしても怖くて連絡ができません。

頑張って連絡をしましょう。

後回しにすればするほど断りにくくなってしまいますし、ストレスがたまりますよね。

断るのは勇気がいる行為なので不安になる気持ちはわかりますが、いざ連絡してみればあっさり終わることがほとんどです。

もし「どうしても嫌だ」というのであれば、メールで連絡をしましょう。

メールであれば話すことがないので、気持ち的にはかなり楽だと思いますよ。

いずれにせよ、バックレだけは絶対にしないようにしましょう!

質問② インターンを休むよりもやめたいのですが

欠席するのではなく、インターンの参加自体をやめたいんですけど…。

やめたい旨をしっかりと伝えましょう。

確かに一度申し込んでおいで断るというのは、いい印象ではありません。

ですがどうしても行けなくなってしまったり、行きたくないと思う場合もありますよね。

そんな時は素直に断りましょう。

ここで気をつけるべきことは、できるだけ早く連絡をすることです。

欠席をする際と一緒ですが、後回しにすればするほど連絡が嫌になってきますし、相手に迷惑がかかります。

やめたい場合であっても、すぐに連絡をすることだけは心がけるようにしましょう。

当然、この場合でもバックレはご法度ですよ!

質問③ 当日の勤務開始時間前までに連絡ができなかったのですが

欠席する連絡を忘れていて、すでに勤務開始時間になってしまいました。この場合はどうすればいいですか?

気づいた時点ですぐに電話をして、誠心誠意謝りましょう。

謝罪をする際は変に嘘をつくのではなく、正直に忘れていたことを伝えましょう。

ただ勤務開始直後などは、バタバタしていて電話に出ない可能性もあります。

その場合は仕方ないですが、メールで連絡をしましょう。

本記事の要点まとめ

本記事では、インターンを休む際のメールと電話での連絡方法をそれぞれテンプレ付きで紹介しました。

どんなに気をつけて生活をしていても、予想外のことが起きてしまいインターンを休まないといけない状況になることはあるでしょう。

そんな時に大切なのは、すぐに連絡をして、誠心誠意を込めて謝罪すること。

これさえ守れば、評価が下がったり、就活本番で不利になったりすることはありません。

「電話やメールでなんて言えばいいかわからない」という人は、ぜひこの記事で紹介したテンプレを見ながら連絡をしてみてください!

この記事がみなさんの就活の手助けになれば嬉しいです。

最後まで読んでくださり、本当にありがとうございました!

▼本記事の要点まとめ

  • インターンを休む際の連絡は、基本的に電話でするのがマナー
  • 休むことがわかった時点ですぐに連絡
  • 連絡をする際は、言い訳をせずに誠心誠意を込めて謝罪する
  • もし担当者が電話にでなかった場合、伝言を伝えた上で、再度メールでその旨を謝罪をする
  • どうしても電話ができない場合は、メールで連絡をする。その際は端的に伝えることを心がける。
  • 誠実に謝罪をすれば評価が下がることや、就活本番で不利になることはない。

▼本記事と合わせて読みたい関連記事はこちら

≫ 【インターンは早期内定に繋がる?】インターンの参加価値を解説する!

TOPへ