この記事では電話やメールでのインターンの断り方を詳しく解説します。

就活生や転職希望者のみなさん、こんにちは！

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どんな人が書いているか分からない記事は信頼できないと思うので…

まずは簡単に自己紹介をまとめました！

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同じ思いを持つ就活生や転職者の方は、ホワイト企業ナビを使ってくれると嬉しいです！

それでは本題に入っていきますね！

「インターンに参加したい」と思って応募したものの、参加できなくなってしまうことは珍しいことではありません。

「インターンを断る＝マイナスなイメージになる」と思っている人もいるかもしれませんが、マナーを守りきちんと対応すれば、企業も理解してくれることが多いです。

どんなふうに断れば、企業側にネガティブな印象を持たれずに済むのでしょうか。

僕も興味のあるサマーインターンに応募したものの、参加できなくなってしまってとても焦ってしまったことがありました。

体調不良や身内の不幸など、不測の事態でインターンを断らないといけなくなる可能性は誰にでもあります。

本記事ではインターンを断るときの例文や使える理由、断るときに押さえておくべきポイントも紹介しますので、もしインターンを断ることになったらこの記事を参考にしてみてください。

インターンがかぶった場合の断り方【メール・電話】

いくつかのインターンに応募して、日程がかぶってしまうと、「どうやって断ればいいんだろう」と頭を抱えてしまいますよね。

どちらの企業に参加したいか決めたら、できるだけ早くインターンを辞退する企業に断りの連絡を入れましょう。

基本的にはまず電話で連絡することをおすすめしますが、状況によってはメールでの連絡でも問題ありません。

電話での会話例や例文を紹介しますので、参考にしながら自分なりの言葉に変えてみましょう。

①電話での断り方

電話で断る場合、まず担当者に電話を繋いでもらい、インターンを断ることを伝えて、謝罪をするのが大まかな流れです。

会話例を紹介しますので、電話をかける前にシミュレーションをしておきましょう。

企業側が話す内容はあくまで想定ですが、基本的にはこのような流れになります。

業務中の時間を割いて話をしてもらうことになりますから、できるだけ手短に、簡潔に内容を伝えましょう。

こちらが「失礼いたします」と伝えれば、相手側も「失礼いたします」などと言ってくれるはずです。

自分が「失礼いたします」と言ってすぐ電話を切るのではなく、相手が切るのを待ちましょう。

しばらくしても相手が切らない場合は、２・３秒待ってから電話を切るようにしてください。

担当者が不在だった場合は、担当者が戻ってくる時間を聞いて改めて電話をかけましょう。

②メールでの断り方

インターンがかぶって断る場合、基本的にはメールを送ります。

ただ、何度か電話しても担当者が不在の場合は一旦メールで断りを入れても失礼には当たりません。

例文を紹介しますので、参考にして文面を考えてみましょう。

メールで辞退の旨を連絡する場合、必ず件名を入れて、採用担当者がすぐにどんな内容か把握できるようにしましょう。

また、大学名・学部名・自分の名前も忘れず件名に入れてください。

辞退する旨とその理由、お詫びと機会をもらったことへの感謝を伝えますが、あまり長くなりすぎないように簡潔な内容にしましょう。

電話で辞退することを伝えた場合でも、再度メールを入れておくとより丁寧な印象になります。

【補足】インターンがかぶった場合は日程変更を依頼すべき！

インターンがかぶってしまったとき、「辞退しなきゃ！」と頭に浮かぶかもしれませんが、志望度が高いインターンの場合は、まずは日程変更をお願いすべきです。

全てのインターンが日程変更できるわけではありませんが、別の開催日がある場合は日程変更に応じてもらえるかもしれません。

まずは開催日に都合が悪くなってしまったことを伝え、日程変更ができないか依頼してみましょう。

こちらのページでインターンの日程変更を依頼する際の例文や注意点についてまとめました。

辞退ではなく日程変更をお願いすれば、その企業への熱意が伝わります。

参考にして、まずは日程変更の依頼をしてみましょう。

【例文付き】インターンがかぶった場合に日程変更をメールで依頼する方法！

インターンがかぶった場合以外の断り方まとめ【メールと電話それぞれ解説】

インターンを断らなければいけないのは、他のインターンとの日程がかぶった時だけではありません。

　

授業や試験と重なってしまった場合、企業側からインターンの誘いを受けた場合など、断らざるを得ないシチュエーションはいくつかあります。

インターンの日程がかぶった時以外の断り方を紹介しますので参考にしてください。

メールの場合はそれぞれテンプレートを作っておくと便利です。

パターン① インターン選考を途中で辞退する際の断り方

インターンに申し込んだものの、同じ日程で他に興味があるインターンが見つかった場合や、予定が合わなくなってしまった場合は、選考途中で辞退することになります。

企業はインターン参加者を真剣に選んでいますから、スケジュールが合わなくなった時点でできるだけ早めに連絡しましょう。

まずはメールで辞退する際の断り方の例文から紹介します。

次に電話で伝える場合の会話例を紹介します。

メールの場合も電話の場合も、いつのインターンに申し込んでいるのかを伝え、選考を辞退する旨とそのお詫び、選考をしてもらったことへのお礼を伝えます。

パターン② 授業や部活が理由で辞退する際の断り方

参加予定だったインターンの日程に授業や試験、部活の予定などが入って、断らなければならなくなることもあります。

インターンへの参加も重要ですが、学業や学校生活も大切です。

授業や部活が理由で辞退することは、正直に伝えてもネガティブなイメージを持たれづらいです。

正直に伝えて、理解してもらうようにしましょう。

まずはメールの例文からです。

次に電話での会話の流れを紹介します。

伝えるべき理由でない場合は「諸事情」とごまかすこともありますが、授業や部活が理由であれば、できる限り理由を明確に伝えた方が好印象です。

パターン③ インターンの勧誘を受けた後の断り方

逆求人型の求人サイトを利用している場合、企業からインターンへの勧誘を受けることもあります。

また、就活をする中で培った人脈から、インターン参加の勧誘を受けることもあるでしょう。

勧誘されたインターンへの参加を断る場合、どのように伝えれば失礼にあたらないのでしょうか。

メールの例文と電話の会話例を紹介します。

次に電話での会話の流れを紹介します。

インターンに勧誘を受けたものの企業に興味が持てなかった場合は、シンプルに断る旨を伝えましょう。

参加に向けて話が進んでいたのではない限り、理由を伝えなくても失礼にはあたりません。

興味はあるけれどその日程の都合がつかない場合は、理由を伝えて別の日程で参加できないか聞いてみるのも一つの手です。

【重要】企業が最も嫌がる断り方はスケジュール管理不足によるもの！

インターンを断る理由は人それぞれです。

企業側も参加辞退が出る可能性は考慮していますから、よっぽどの理由でない限り、きちんと伝えれば理解してくれます。

また、辞退すること自体で選考に影響が出るほどのマイナスにはなりにくいです。

ただ、スケジュール管理がきちんとできず、他の企業のインターンと重なってしまったというような管理ミスの場合は、企業にネガティブな印象を与えてしまいます。

社会人はスケジュール管理をしっかりしなければ仕事になりません。

インターンへの参加でスケジュール管理ができないようでは、「採用してもスケジュール管理ができなさそう」と思われてしまうでしょう。

決まったインターンを断ると企業に迷惑をかけますし、断る連絡をするのもあまりいい気分ではありませんよね。

授業や試験、私用でどうしようもない事情があれば仕方ありませんが、しっかりスケジュール管理をして、辞退せずに済むようにしておきましょう。

インターンのスケジュール管理をするには、インターン専用サイトにあるインターン締切カレンダーの活用がおすすめです。

参加日程の管理だけでなく、応募締切も同時に管理できるので、参加したいインターンへの応募を確実に押さえられます。

僕が就活中に使っていたインターン専門求人サイトにインターン締切カレンダーがあるので、ぜひ活用してみてくださいね。

インターン専門の求人サイトは近年増えてきています。

その中でも、掲載求人数が多くて、求人が見やすいサイトが大きく３つあるので共有しておきますね。

インターンシップガイド

「インターンシップガイド」は、日本最大の掲載数を誇るインターン専門の求人サイトです。

全国４７都道府県の求人を扱っているので、どの就活生にとっても利用価値が高いのが良いんですよね。

また求人も事業内容や仕事内容がシンプルに書かれていて読みやすい。

掲載企業数と利便性の両方を満たすサイトなので、個人的に１番おすすめのサイトです。

Infraインターン

「Infraインターン」は、主に関東と関西の長期インターンに特化したインターン専門の求人サイトです。

東京の求人が約５００と多いので、関東在住者に特におすすめすることができます。

またサイトも求人内容がシンプルで読みやすいのが良いですね。

ゼロワンインターン

「ゼロワンインターン」も掲載求人数が非常に多いインターン専門の求人サイトです。

４月の時点で約２５００の求人が公開されているので、会員登録をする前に、１度自分がインターンしたいエリアで絞って検索してみることをおすすめします。

僕が今大学生なら、ここで紹介した３つのインターン専門求人サイトを使いますね！

インターンの参加日程管理や、締切管理をする方法はこちらのページでまとめています。

サマーインターンなど長期休暇に開催されるインターンは、日程が重なりやすいので、このページを参考にしてしっかり管理しておきましょう。

【インターンの締切まとめ】カレンダーや一覧で確認する方法を共有！

【上手な断り方】インターンを辞退する際に使える理由

インターンを辞退するとき、「理由はどうしよう」と悩んでしまう人も多いはずです。

「諸事情」や「一身上の都合」と伝えてもいいのですが、企業に誠意を見せるには、理由を伝えるのがおすすめ。

ただ、理由によっては正直に伝えるとネガティブな印象を持たれてしまうこともあります。

インターンを辞退するときに使える理由を紹介しますので、辞退する理由を伝えるべきかどうかを判断する材料にしてみてください。

理由① 体調不良

当日体調不良になってインターンを辞退するのはよくあるケースです。

コロナ禍の今、体調不良にはなっていなくても、濃厚接触者になって参加できないということもあるでしょう。

体調不良が事実の場合は仕方ないのですが、体調不良という嘘でインターンを辞退する人もいるため、「熱がある」というように症状にも軽く触れておきましょう。

長々と説明すると言い訳がましく聞こえてしまうので、シンプルに伝えてください。

体調不良で辞退する場合、前日や当日の連絡となるはずです。

確実に担当者に伝わるように、電話で連絡するようにしましょう。

理由② 他社のインターンに通過したから

インターンを断るよくある理由の一つが、他社のインターンに通過したからという理由です。

インターンは申し込んでも必ず選考に通るとは限りませんから、同時期に複数の企業のインターンに応募する人も少なくありません。

正直に伝えても問題ないのですが、「他社とかぶったから辞退する」と伝えてしまうと企業側はあまりいい印象を持ちません。

「その企業の本選考には応募したい」「別の機会があればインターンに参加したい」と思っているなら、「諸事情」と伝えるのもアリです。

理由③ 身内の不幸

身内の不幸は予測できませんし、どうしようもないことですから、辞退の理由として正直に伝えてもネガティブな印象を与えることはないでしょう。

謝罪する必要はありますが、気にしすぎる必要はありません。

直前や当日の事態となるので、企業には迷惑をかけてしまいますが、きちんと伝えて謝罪をすれば、企業側も理解してくれます。

辞退しなければならないと分かった時点で、できるだけ早く電話で連絡しましょう。

理由④ 部活動やサークル

部活動やサークルで大切な試合や大会、外せない活動があった場合もインターンを辞退する理由になります。

どのような活動で参加できなくなったのか、端的に伝えましょう。

「学生最後の大会のため」「念願の決勝に進めたため」などの前置きは必要ありません。

ただ、企業によっては「就活より部活動やサークルの方を優先したのか」と思われてしまう可能性もあります。

正直に伝えても構いませんが、気になるのであれば「諸事情」と伝えるのも一つの方法です。

理由⑤ 授業やゼミ

就活も大切ですが、学生の本分は学業です。

授業やゼミとインターンが重なってしまった場合、授業やゼミを優先することは問題ありません。

授業やゼミよりインターンを優先して卒業できなくなっては意味がありませんから、学業をおろそかにしないようにしましょう。

ただ授業やゼミ、試験などはある程度日程が分かっているはずですから、試験とかぶりそうな時期にはインターンに申し込まないようにしておくことをおすすめします。

インターンの断り方で押さておくべきポイント

何らかの事情でインターンに参加できなくなったら、断りの連絡を入れなくてはなりません。

ただ、断るときは注意しておかないと、失礼な対応になってしまう可能性があります。

企業はインターンの辞退があることを想定していますが、一度決まったことを辞退すると相手に迷惑をかけますから、マナーはしっかり守るべきです。

インターン辞退の連絡をするときに押さえておきたいポイントを紹介します。

ポイント① 先に電話で直接伝えた上でメールも送る

インターンの辞退を伝えるときは、まず電話で直接伝えるようにしましょう。

就活では企業とのやりとりがメール中心になることが多いですが、辞退することで相手に迷惑をかけてしまうことになるのですから、謝罪は直接伝える方がベター。

ただメールを一方的に送って辞退を伝えると、ネガティブな印象を持たれてしまう可能性が高いです。

またメールを送るだけでは相手がメールに気づかず、無断キャンセル扱いになってしまう可能性もあります。

まずは電話で辞退する旨と謝罪を伝え、その上でメールも送ると丁寧です。

ポイント② 電話やメールを送る時間帯に気をつける

電話をかける場合もメールを送る場合も、必ず会社の営業時間にしましょう。

営業時間が終わっているのに電話やメールをしたり、土日など会社が休みの日にメールを送るのはマナー違反です。

また、営業時間であっても会社の始業と同時に連絡をするのは避けましょう。

朝礼を行う企業もありますし、朝礼がなくても始業してすぐは業務が忙しい時間帯です。

また昼休みや定時ギリギリの時間に連絡するのも失礼にあたります。

比較的業務が落ち着きやすい午前１１時から午後１２時、午後２時から午５時頃までに連絡するようにしてください。

電話やメールで連絡する時間帯は、インターン辞退に関する連絡をする時だけでなく、他の連絡をするときにも気をつけましょう。

ポイント③ なるべく早い段階で伝える

インターン辞退の連絡は、参加できなくなったと分かった時点でできるだけ早く行いましょう。

気が進まないからと言って、辞退の連絡をずるずる先延ばしにするのは絶対にNGです。

早く辞退の連絡をすれば、企業は他の人をインターンとして採用できるかもしれません。

また、日程変更を希望する場合、早い段階で伝えた方が変更に応じてもらえる可能性が高くなります。

ポイント④ インターンを断る理由を具体的に伝える

他社のインターンとかぶってしまった場合は、正直に伝えることはおすすめしませんが、それ以外の場合は断る理由を具体的に伝えた方が誠意が伝わります。

ダラダラと言い訳を並べるのはネガティブな印象を与えてしまいますが、端的に具体的な理由を伝えましょう。

「試験と重なった」「部活の大会が決まった」「親戚に不幸があった」など、相手がすぐに理解できるように伝えます。

基本的には具体的に理由を伝えるべきですが、伝えづらい理由の場合は諸事情や一身上の都合と伝えて構いません。

インターンの断り方次第でどんな影響が出るのか？

インターンの断り方でマナー違反や失礼な態度をとってしまうと、どのような影響が出るのでしょうか。

就活や周りにも影響が出ることがありますので、断る前にどんなリスクがあるのかを理解しておきましょう。

影響① 志望度が低い印象を与える

インターンを辞退するときの態度次第で、「あまり熱心ではないんだな」と思われてしまいます。

辞退する場合でも熱意が伝われば、別日程で空きが出たときや次回の開催時に声をかけてもらえるかもしれません。

しかしマナー違反や失礼な態度で断って志望度が低いと思われてしまうと、二度とチャンスをもらえなくなってしまいます。

志望度の高さを伝えるためには、辞退ではなくまずは日程変更依頼をしてみましょう。

影響② 断り方を間違えたら本選考に影響が出る

マナーを守って礼儀正しく辞退すれば、インターンを辞退したことが原因で不採用になることはほとんどありません。

しかしマナー違反の態度や失礼な態度を取ってしまうと、本選考に影響が出る可能性がかなり高いです。

失礼な態度を取るような人材を採用したくないと思うのは当然のことですよね。

伝える内容がきちんとしていても、連絡する方法や時間帯がマナー違反であったら悪印象を与えてしまいます。

希望する企業への就職が叶わなくなるかもしれませんから、断り方には十分気をつけましょう。

影響③ 個人だけでなく大学に迷惑をかけることもある

社員が不祥事を起こすと会社の信用を失ってしまうように、学生が失礼な態度を取れば、大学の信用に影響が出ることがあります。

特にキャリアセンターを通して応募したインターンの場合は注意が必要です。

あなたの態度次第では、今後その企業から大学へのインターン募集がなくなってしまうかもしれません。

キャリアセンターを通さずに応募した場合も、大学名は伝えていますから、大学に迷惑をかける可能性は高いです。

同級生や後輩のためにも、断るときの態度には気をつけたいですね。

本記事の要点まとめ

最後まで読んでいただき、本当にありがとうございました。

インターンを辞退する連絡を受け取ること自体は、企業にとって珍しいことではありません。

そのため、きちんとした態度で連絡すれば、それほどネガティブな印象を持たれることは少ないです。

しかし断る態度が悪かったり、社会人としてのマナー違反をしていれば、マイナスイメージを持たれてしまいます。

本記事で紹介した会話例や例文、注意すべきポイントを参考にし、相手に失礼がないようにして断りの連絡を入れましょう。

▼本記事のまとめ

• 礼儀正しくマナーを守って断れば、インターンを辞退しても本選考に影響する可能性は低い。
• 基本的には電話でインターンを辞退する連絡を入れる。
• 志望度が高い企業なら辞退ではなく日程変更を依頼する。
• 間違った断り方は本選考に影響したり、大学に迷惑をかけたりすることになるので注意しよう。