就活生や転職希望者のみなさん、こんにちは！

累計2300万PVを突破した日本最大規模の就活ブログ「就活攻略論」を運営している就活マンです。

どんな人が書いているか分からない記事は信頼できないと思うので…

まずは簡単に自己紹介をまとめました！

また、この記事を掲載している「ホワイト企業ナビ」は、就活や転職活動をした時に感じた次の思いから立ち上げました。

「ブラック企業の求人を掲載するなよ！残業が短くて休日が多い企業だけ教えてよ！」

同じ思いを持つ就活生や転職者の方は、ホワイト企業ナビを使ってくれると嬉しいです！

それでは本題に入っていきますね！

企業の社員と初めて顔を合わせるインターンシップ。

他の就活生と少しでも差をつけるには、インターンシップの参加メールの時点で好印象を与えるのも戦略のうちです！

しかし、いざメールを作るときに「書き方がわからない」「マナーに反していないか不安」と、悩んでしまう人は少なくありません。

また、インターンの予定が合わず日程の変更や辞退を申し出るときは、伝え方で印象が変わるため気をつけたいところです。

そこで今回は、インターンシップ参加までに作成するメール例文をシチュエーション別に紹介しますね。

基本的な例文から日程変更・辞退の時に送る例文、参加後のお礼メールまで詳しくわかりますよ！

その他、参加メールを書くときのポイントと、インターンシップに参加する場合のメールマナーも併せて解説します。

インターンに関するメール作成に悩んでいる人は、ぜひ参考にしてみてくださいね！

インターンシップ参加までに作成するメール例文

インターンシップの参加までに企業とメールのやり取りをする場面は、大きく分けて「参加申し込み」「日程調整・決定」「インターン後」の３回です。

「インターンは当日が重要だから、メールは内容が伝わればいいか！」と軽く見てはいけません。

早い段階で基本を押さえておかないと、「学生気分が抜けていないな」と思われてマイナスイメージにつながります。

日程調整や参加辞退の申し出を行う場合も含めて、メールの書き方を抑えておきましょう。

例文① インターンシップの参加申し込みを希望するメール

ポイント

インターンシップの参加申込みを希望するメールでは、参加に必要な情報を聞くだけでなく意欲をアピールしましょう。

伝えるべき内容は下記の２点です。

• インターンへの参加動機・理由
• インターンで学びたいこと

多くの企業はインターンシップから本選考まで人事部が担当しています。

そのため、最初のアプローチで熱意を伝えると注目されやすくなりますよ。

例文② インターンシップ参加前の日程調整に関するメール

ポイント

調整にかかる手間への気遣いと、自分の意思を伝える姿勢が大事です。

「調整してください」と企業任せにするとやり取りが増えてしまうので、確実に参加できる日時を伝えましょう。

予定の調整に時間がかかる場合は、放置しないで下記のようにお伺いを立てましょう。

例文③ インターンシップへの参加決定に対するお礼メール

ポイント

しっかり確認したという意味を込めて、決定した日時と場所を記しましょう。

企業は就活生の熱意をチェックしているため、インターンへの目的意識や意気込みのアピールも忘れずに！

また、当日の服装や持ち物などの疑問をこの時点で聞いておくと、直前になって焦らずに済みますよ。

例文④ インターンシップを辞退する場合のメール

ポイント

都合が合わない場合は、早めに辞退を申し出ましょう。

参加状況が変わると、予定していたプログラムに支障をきたす場合があります。

また、ゼミ合宿や大学講座などが重なった場合は、辞退の理由を記載すると誠意が伝わりやすいです。

ただし、他社の選考を優先する場合は、正直に書かずに「一身上の都合」と記載しましょう。

例文⑤ インターン参加後のお礼メール

例文は長期インターンシップのケースですが、実施期間に関係なく感謝と熱意を伝えましょう。

下記にお礼メールのポイントをまとめているので、ぜひご覧ください。

【1dayインターンのお礼メール例文】印象を残して本選考に繋げる書き方！

インターンシップの参加メールを書くときのポイント

メールを書くときのポイントは、参加意欲と要件を簡潔にまとめることです。

長文は読みづらい上に要件が伝わりません。

反対に要件だけを伺う一方的な内容は雑な印象を与えてしまいます。

適切な文字量を意識して、伝えるべき内容を整理して作りましょう。

ポイント① 件名はメール内容が一目でわかるようにする

件名は「要件」「大学名・学部」「名前」の3つに絞ると、一目で内容を理解できます。

不要な情報を省いて要件を先に書くのもポイントです。

また、可能であれば文字数を２０文字程度に抑えましょう。

理由はパソコンでは件名が３０文字まで表示されますが、スマホの場合１５〜２０文字しか表示されないからです。

ただ、無理に省略すると伝わりづらくなるので注意が必要です。

不要な情報を省いて冗長な表現を削るだけでも、かなり見やすくなります。

ポイント② 参加を希望する理由や動機を具体的に書く

インターン参加の意思を強調するために、志望理由や動機を具体的に書きましょう。

下記の２点を交えて書くのがポイントです。

• 業界に興味を持ったきっかけ・エピソード
• 企業の魅力や強み

とくに企業の魅力に触れるのは大事です。

社風や企業の取り組み、独自のサービスなどは抑えておきましょう。

参加意欲が伝わって採用担当者の目に留まりやすくなりますよ。

ポイント③ インターンを通じて何を学びたいのかを伝える

目的意識がないと、インターンへ参加してもらう意味がないと捉えられてしまいます。

参加理由と紐づけて、具体的に何を学びたいのか伝えましょう。

「自己成長につなげたい」「視野を広げたい」という抽象的な内容だと、「他社でも学べるのでは？」と感じさせてしまいます。

その企業でしか得られない学びを意識しましょう。

インターンシップに参加する場合のメールマナー

メールマナーに共通するポイントは、丁寧な対応と気遣いです。

ビジネスの基本が欠けていると、文章が完璧であってもネガティブな印象を与えてしまいます。

インターン参加の意思を正しく伝えるために、メールマナーもしっかり理解しておきましょう。

マナー① メールを送る時間帯に配慮する

メールを送る時間帯は、就業時間内が常識です。

就業時間外はもちろん休日も避けましょう。

とくに深夜から早朝にかけて送るのは配慮に欠けています。

送信時間を誤っただけでインターンの評価に大きく影響するわけではないですが、良い印象にはつながりません。

営業時間を過ぎた場合は、翌日（翌営業日）の午前中までに送りましょう。

マナー② 誤字脱字や送信先に誤りがないか複数回チェックする

誤字脱字が多いと読みづらいだけでなく、志望意思が低いと捉えられてしまいます。

送信前に複数回チェックしましょう。

とくに会社名・名前の間違いは失礼にあたるので必ずチェックしましょう。

重要な箇所は手打ちではなくコピペをするとミスが防げます。

自信がない場合は、文書校正ツールを使う方法もおすすめです。

文章校正Webサービス「Enno」

マナー③ 相手がCCを付けた人物はCCに加えて返信する

他の社員と情報を共有する意図があってCCをつけています。

相手がCCをつけている場合は、残したまま返信するのがビジネスのメールマナーです。

確認不足や対応の遅れの原因になってしまうので、TOだけに返信しないように気をつけましょう

マナー④ 届いたメールにはなるべく早く返信する

メールの返信は早いに越したことはありません。

アルバイトの都合ですぐに対応できない場合でも、２４時間以内には返しましょう。

レスポンスの早さから、就活に真剣に取り組む姿勢やその人の性格が読み取れます。

返信が早い人は、「計画性がある」「几帳面」と好意的に受け止められますよ。

一方で何日も放置すると、志望意思が低いと判断されてしまいます。

マナー⑤ できるだけ就活用のメールアドレスを使う

就活用にメールアドレスを用意すると、企業からのメールを見逃す心配がありません。

また、プライベート感が強いアカウントはビジネスの場では避けるべきです。

就活用のメールアドレスを作るときは、下記の３点を取り入れましょう。

インターンシップの参加メールに関するよくある質問

インターンシップに関するやり取りをする中で、イレギュラーな事態が起こる場合もあります。

よくある質問でもトラブルの対処法にまつわる内容が多いです。

就活をスムーズに行うために、トラブルの対処法を知っておきましょう！

質問① インターンに関する企業とのやり取りは電話とメールのどっち？

インターンに関するやりとりは基本的にメールです。

電話は通常業務の妨げになってしまうため、緊急時の手段と考えましょう。

緊急時とはインターン当日の欠席連絡や、企業から急ぎの回答を求められたときなどが当てはまります。

参加に関する問い合わせやインターンのお礼などは、企業側に配慮してメールで行いましょう。

質問② インターンに急遽参加できない場合はメールで連絡しても大丈夫？

インターン当日の欠席は緊急性が高いため、参加できない時は電話で連絡します。

また、インターン当日は対応に追われているので、メールが読まれにくいです。

電話をしてもつながらない場合は、メール連絡に切り替えましょう。

メールを送る時は、電話がつながらなかったのでメールで連絡したことを一言添えましょう。

質問③ 間違って違う企業に参加メールを送った場合の対処法は？

電話とメールでお詫びをしましょう。

メールを送る前に一度電話を入れるとより丁寧です。

お詫びのメールを送るときは、削除してほしい旨も一緒に記載しましょう。

本記事の要点まとめ

最後まで読んで頂きありがとうございました！

本記事では、インターンシップ参加までに作成するメールの例文を共有しました。

申込みから参加後のお礼メールまで、企業とメールでやり取りする場面は意外にも多いんです。

ただ単純に用件だけを伝えるのではなく、熱意が伝わるポイントを抑えると好意的に受け止められます。

また、メールの文面だけでなく、メールマナーを意識することも良い印象につながります。

今後の就活はもちろん、ビジネスシーンでも役立つのでメールの書き方・マナーをマスターしましょう！

• インターンシップの参加メールでは、参加意欲と要件を簡潔に伝えることが重要
• インターンシップの参加メールのポイントは３つ！「件名はメール内容が一目でわかるようにする」「参加希望の理由や動機を具体的に書く」「何を学びたいのか伝える」
• 気を付けるべきメールマナーは4点！「返信は就業時間内にする」「送信前に誤字脱字を確認する」「CCを消さない」「返信は早めにする」
• インターンシップに参加する場合の連絡は基本的にメール。インターン当日の欠席連絡といった緊急時は電話をする