就活生や転職希望者のみなさん、こんにちは！

累計2300万PVを突破した日本最大規模の就活ブログ「就活攻略論」を運営している就活マンです。

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それでは本題に入っていきますね！

今回は、インターンの合格通知に返信するときの注意点や例文を共有していきます！

インターンの選考に合格して嬉しい反面、メールにどう返信すればいいか悩む人も多いですよね！

でも安心してください。

ビジネスメールはある程度型があるので、ルールを覚えてしまえば難しくありません。

これまで7年、就活ブログだけを書き続ける就活マニアの僕が徹底解説していきますね！！

この記事では、インターンに関する情報に特化して解説していきますが、こうした就活に対して「僕が本当に役立つ情報だな」と思えること記事にしているので、他も読み込んでみてください！

それでは本題に入っていきますね！！

インターンの合格通知には返信すべき

結論から言うと、インターンの合格通知が来たらワンデイだろうと長期だろうと基本的には返信した方が良いです。

なぜなら、返信しないと企業に迷惑がかかる場合があるから。

たとえば、合格通知に質問（参加不参加の返事、日程調整など）が含まれる場合は、無視すると多大な迷惑をかけてしまうんですよね。

辞退する場合も早めに連絡するに越したことはありません。

また、単に合格を知らせるメールであっても参加意思を示すと企業は安心できます。

迅速で丁寧なメール返信ができれば、ビジネスマナーをわきまえていると評価アップにつながりますよ。

つまり、返信するデメリットは特になく必要性やメリットは大きいんですよ。

なので、メールに質問など返信を促すような内容がなくても基本的には返信してください。

ただし、合格通知に「返信不要」と書いてあったらしなくてもかまいません。

インターンの合格通知への返信テンプレ

インターンの合格通知には返信した方が良いと説明しました。

しかし、「何を伝えればいいの？」「どれくらいのボリュームで送ればいいの？」とイメージが浮かばない人も多いでしょう。

そこで次に、インターンの合格通知への返信テンプレを３つ紹介します。

あくまで例文なのでこの通りである必要はなく、だいたいの雰囲気が分かればOKです！

テンプレ① お礼と参加意欲を伝える返信メール

テンプレ② 参加日程に回答する返信メール

テンプレ③ 参加辞退を伝える返信メール

インターンの合格通知に返信する際の注意点

ここからは、インターンの合格通知に返信する際の注意点を解説していきます。

ビジネスメールのマナーは社会人になってからも役立つので、これを機にぜひ覚えましょう！

①必ずひと目で内容が分かる件名を書くこと

１つ目の注意点として、メールを開かなくても要件が分かるような件名をつけてください。

なぜなら、企業の担当者にはインターン以外でも日々多くのメールが届くので、件名が空白だったり分かりにくかったりすると見落とされる可能性があるから。

たとえば「ありがとうございます」「よろしくお願いします」という件名では誰からの何のメールか分からないのでNGです。

「インターンシップ採用のお礼（〇〇大学〇〇（氏名））」「インターンシップ参加日程の件／〇〇大学〇〇（氏名）」といった書き方をしてください。

なお、返信フォーマットを使う場合はそのまま「Re:～～」でOKです。

（その方がどのメールに対しての返信か分かりやすいので）

②機械的な文章にならず自分の言葉でも伝えること

続いて、機械的な文章だけではなく自分の言葉でも伝えるようにしてください。

というのも、テンプレ文章だけのメールでは熱意や誠意が伝わりにくいから。

担当者は多くの学生とやりとりをしているので、オリジナリティある文章の方が印象に残りやすいんですよね。

メールで好印象を与えられれば、企業も自分も気持ちよくインターンに参加できます。

なので、ネットで調べた例文を参考にするのは良いんですが自分の言葉も加えるようにしてください。

ただし、ビジネスメールはある程度型が決まっているのですべてを自分で考える必要はありません。

③改行をして相手が読みやすいメールを意識する

３つ目の注意点は、相手の読みやすさを意識して適宜改行を加えること。

改行がなく文章がぎっしり詰まったメールはすごく読みにくいんですよね。

読みにくい文章は相手に余計な手間とストレスを与えてしまいます。

なので、内容のまとまりごとに改行をしたり行間を空けたりして視覚的に見やすいメールを心がけてください。

極端に言えば、一文ごとに改行してもかまいません。

メールの文面を作成した後に、どこで改行したら最も読みやすいレイアウトになるかを考えてくださいね。

④営業時間内に送るようにする

企業にメールを送る際は、その企業の営業時間内に送るようにしてください。

メールは電話と違っていつでも確認できるのがメリットですが、だからといって早朝や深夜に送ると非常識な印象を与える可能性があります。

そもそも営業時間外に送っても相手はすぐに確認できません。

よって返信する際は企業の営業時間を調べ、その時間内に送るようにしてください。

どうしても都合がつかない場合は、送信予約機能を使うのもアリですよ。

⑤合格通知がきたらその日中に返信すること

５つ目の注意点は、合格通知がきたらその日のうちに返信することです。

プライベートのメールだと「後で返せばいいか」と思うこともあるかもしれません。

しかし、ビジネスの世界では連絡は早ければ早いほど良いんですよね。

インターンの合格通知も早く返信した方が「行動が早い」「丁寧な対応ができる」と高評価につながります。

なので、合格通知がきた時間にもよりますができればその日のうちに返信するのがベスト。

当日中が難しい場合でも、メールを受け取ってから２４時間以内かつ営業時間内に返信するようにしてくださいね。

インターンの合格通知に返信する際によくある質問

上記ではインターンの合格通知に返信するときの例文や注意点を説明しました。

ですが、メールに慣れていない就活生のみなさんは他にも分からないことがあると思います。

そこで最後に、インターンの合格通知に返信する際によくある質問を集めてみました。

ぜひここで疑問を解消しておきましょう！

質問① 送り先のメールアドレスはどこになりますか？

合格通知への返信は、基本的に送られてきたメールアドレス宛に送ってください。

返信をクリックしてそのまま送れば間違いないかと。

ただし、送信専用アドレスから送られてきて「このメッセージに返信しないようお願いいたします。」と書かれている場合は注意が必要です。

その場合はこれまでインターン関係でやりとりしたアドレスに送るか、企業から指定されたアドレスに送ってください。

質問② 宛名は決まっていますか？

メール本文の宛名は、以下のように企業名と部署名、担当者名を正式名称で書いてください。

企業からのメールの署名欄や募集要項を見れば、宛先が分かると思います。

もし担当者名が分からない場合は「インターン担当者様」「〇〇部 御中」としておけば問題ありません。

企業名だけ、担当者名だけというのはマナー違反になってしまうので、すべて書くようにしてくださいね。

質問③ 署名は大学名まで書く必要がありますか？

署名には氏名と大学名、電話番号、メールアドレスを書きます。

署名をしっかり入れることで、相手は送り主を把握しやすくなったり連絡を返しやすくなったりするんですよね。

就活生の場合は所属大学も重要な情報なので、ぜひ大学名も書いてください。

住所を入れてもかまいませんが、個人情報などの観点から省略してもかまいません。

署名はどのメールにも入れるのが基本なので、テンプレートを登録しておくと便利ですよ。

質問④ 送信後に誤字脱字が判明したらどうすれば良いですか？

送信後に誤字脱字が判明した場合は、重要なミスであれば追って訂正とお詫びのメールを送ってください。

たとえば、宛名や日時を間違えた場合は齟齬が生まれる可能性があるので追加で送るのがベター。

この場合は元の件名に【訂正】【お詫び】といった言葉を加えると良いでしょう。

本文にはどこが訂正箇所なのかを明記します。

重要な部分以外で一文字二文字間違えた程度であればそのままでかまいません。

相手に「おや？」と思われる可能性もありますが、送り直すとかえって迷惑になる可能性があるのでミスの程度によって判断してくださいね。

質問⑤ 営業時間外に送ってしまったらどうすれば良いですか？

営業時間外に送ってしまった場合、そのまま何もしなくても大丈夫です。

営業時間内に送るのが基本ではありますが、その他の時間に送ったからといって必ずしも失礼になるとは限りません。

企業側も学生がメールに慣れていないことは理解していますし、送信時間を気にしない人もいます。

なので、わざわざ謝罪したり追加でメールを送ったりする必要はありません。

一度送ってしまったメールは取り消せないので、あまり思い詰めず次回から気を付けるようにしてくださいね。

質問⑥ 合格通知を見逃していて数日たってしまっていても返信すべきですか？

合格通知を受け取ってから時間が経ってしまった場合は、気付いた時点ですぐに返信してください。

冒頭でも説明したように、合格通知への返信には参加意思や熱意を伝えるという大きな意味があるんですよね。

日程調節や辞退連絡など重要確認が含まれる場合はなおさらです。

返信がないと企業は「本当に参加する気あるの？」と不安になってしまうので、今からでもすぐに返信してください。

その際には、連絡が遅れてしまったことへのお詫びの言葉も忘れずに！

本記事の要点まとめ

本記事では、インターンの合格通知に返信する必要性や返信するときの注意点、例文を共有してきました。

たとえ合格通知に回答を促すような内容が書かれていなくても、企業との円滑なコミュニケ―ションのためには返信するのがおすすめです。

辞退する場合も企業に迷惑をかけないよう早めに返信しましょう。

返信メールを送る際は、件名や署名といったビジネスマナーを押えつつ自分の言葉で参加意思や熱意を伝えることが大切。

ダラダラと長い文章は読み手の負担になってしまうので、分かりやすくかつ簡潔にまとめてくださいね。

合格通知にしっかり返信できれば、インターンもきっと充実した期間になりますよ。